Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 4 september 2026
Wie zijn wij
SintWestland verzorgt huisbezoeken binnen het Westland en Sinterklaasactiviteiten voor organisaties primair in het Westland en, in overleg, in de omliggende regio. Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u stellen via info@sintwestland.nl — dit is ook het contactpunt voor verzoeken om inzage, correctie of verwijdering.
Welke gegevens verzamelen wij
Bij een boeking: naam, bezoekadres, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen activiteit en gekozen datum en aankomsttijdvak. Bij een aanvraag (bijvoorbeeld voor een bedrijf, school of vereniging): uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, locatie, gewenste datum en tijdsvoorkeur, verwachte aantallen aanwezigen en kinderen, leeftijdsgroep en gewenste soort invulling — deze gegevens gebruiken wij om uw aanvraag te beoordelen, contact met u op te nemen en eventueel een offerte op te stellen. Bij het contactformulier: uw naam, e-mailadres en uw bericht — deze gebruiken wij uitsluitend om uw bericht te beantwoorden. Bij het Grote Boek van Sinterklaas: de gegevens die u zelf over kinderen en/of volwassenen invult, zoals naam, leeftijd, hobby's, eigenschappen en een anekdote, plus praktische informatie over eventuele cadeaus. Bij een review: uw naam en beoordeling. Meldt u zich aan voor onze interesselijst: uw e-mailadres en, optioneel, uw naam — dit gebruiken wij uitsluitend om u te informeren zodra dat relevant is, op basis van uw toestemming.
Waarom wij deze gegevens verwerken
Wij gebruiken boekings-, aanvraag- en contactgegevens om uw boeking of aanvraag uit te voeren en met u te communiceren. Gegevens uit het Grote Boek worden alleen gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van het bezoek en zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde medewerkers van SintWestland. Het invullen van het Grote Boek is vrijwillig; bij het invullen bevestigt u dat u bevoegd bent deze gegevens over de betrokken kinderen en andere personen te verstrekken en dat u deze privacyverklaring heeft gelezen. Daarnaast kunnen wij, op basis van ons gerechtvaardigd belang om bestaande en eerdere klanten op de hoogte te houden, gerichte e-mails sturen over vergelijkbare diensten van SintWestland — bijvoorbeeld een herinnering aan het begin van een nieuw Sinterklaasseizoen aan particulieren die eerder een huisbezoek boekten, of aan bedrijven, scholen en verenigingen die eerder een bezoek afnamen. Dit gebeurt nooit geautomatiseerd op basis van een enkele actie van u; iedere verzending is een bewuste, handmatige keuze van SintWestland. Iedere marketing-e-mail bevat een duidelijke en direct werkende afmeldlink; meldt u zich af, dan ontvangt u van ons geen marketing-e-mails meer, ongeacht via welke aanmelding of welk eerder contact uw gegevens bij ons terecht zijn gekomen (zie ook 'Uw rechten' hieronder). Voor bezoekers die zich via onze website aanmelden voor de interesselijst (nog geen klant, maar wel geïnteresseerd) vragen wij expliciete toestemming; ook die toestemming kunt u op elk moment intrekken via dezelfde afmeldlink.
Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig en hanteren daarbij de volgende, technisch toegepaste termijnen. Een aanvraag die niet tot een boeking heeft geleid en niet meer in behandeling is, anonimiseren wij uiterlijk 24 maanden na de laatste activiteit daarop. Een contactbericht dat is afgehandeld, anonimiseren wij uiterlijk 12 maanden na de laatste activiteit daarop. De volledige inhoud (onderwerp en tekst) van een verzonden of ontvangen bericht bewaren wij maximaal 24 maanden; daarna blijft alleen niet-herleidbare technische informatie over (bijvoorbeeld: dat en wanneer er een bericht van een bepaald type is verstuurd). Niet-financiële boekingsgegevens, zoals het bezoekadres en eventuele notities, verwijderen wij uiterlijk 24 maanden na de bezoekdatum. Boekingsgegevens die wij nodig hebben voor onze financiële administratie bewaren wij, zoals wettelijk van ons verlangd, maximaal 7 jaar; ook binnen die termijn verwijderen wij persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn zodra dat kan, en na 7 jaar anonimiseren wij wat dan nog resteert verder tot niet-herleidbare administratieve gegevens. Technische beveiligingsgegevens (zoals gegevens die worden gebruikt om herhaalde onjuiste inlogpogingen te herkennen) bewaren wij maximaal 30 dagen. Interne logboeken van beheeracties bewaren wij maximaal 24 maanden. De inhoud en bijlagemetadata van offertes en andere klantgerelateerde communicatie (bijvoorbeeld bij een aanvraag of contactbericht) schonen wij in onze eigen systemen op volgens de hierboven genoemde termijn van maximaal 24 maanden; gegevens die aantoonbaar noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie kunnen wij langer bewaren, zoals hierboven beschreven. Bestanden die wijzelf beheren (zoals foto's en video's op onze website) verwijderen wij periodiek zodra ze niet langer nodig zijn. Gegevens die bij door ons ingeschakelde externe dienstverleners (zoals onze e-mailprovider) terechtkomen, vallen onder het eigen, toepasselijke bewaarbeleid van die partij — wij beloven geen termijn die wij technisch niet zelf bij die partij kunnen afdwingen. Gegevens over kinderen en andere personen uit het Grote Boek van een boeking — inclusief naam, leeftijd, hobby's, anekdotes en cadeau-/toegangsinformatie — verwijderen wij automatisch uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op het seizoen waarin het bezoek plaatsvond; is uw bezoek bijvoorbeeld in november 2026, dan worden deze gegevens uiterlijk 31 januari 2027 verwijderd. Deze automatische verwijdering/anonimisering gebeurt via een dagelijks geautomatiseerd proces; de boeking zelf en de daarvoor noodzakelijke financiële en operationele gegevens blijven, zoals hierboven beschreven, langer bestaan dan de gegevens die daaraan gekoppeld waren.
E-mailarchief en afleverstatus
Om verzonden berichten te kunnen controleren, bewaren wij in onze beveiligde beheeromgeving maximaal 24 maanden de ontvanger, onderwerp, berichtinhoud, afleverstatussen en de exact meegestuurde bijlagen. Daarna verwijderen wij de bijlagen en neutraliseren wij de persoonsgegevens uit dit communicatielog. Wij registreren hiervoor geen open- of klikgedrag.
Cookies
Wij plaatsen alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website: één cookie voor het inloggen van medewerkers in de beveiligde beheeromgeving, en één cookie die onthoudt dat u met een geldige link toegang heeft tot de website wanneer deze nog niet publiek is. Beide cookies bevatten geen persoonsgegevens van bezoekers van de publieke website en worden niet gebruikt voor analytics, marketing of advertenties. Wij plaatsen geen tracking-, advertentie- of social-media-cookies en geen cookies van derden. Zie 'Website-statistieken' hieronder voor hoe wij, zonder cookie te plaatsen, wel algemene bezoekstatistieken bijhouden.
Website-statistieken (cookievrij)
Om te weten hoeveel bezoekers onze website trekt en welke activiteiten daadwerkelijk interesse wekken, houden wij algemene, cookievrije bezoekstatistieken bij: het bezochte pagina-pad, de betrokken activiteit (indien van toepassing), de hostnaam van de website waarvandaan u kwam, en een niet-herleidbare technische code die per dag opnieuw wordt berekend en dus nooit twee verschillende dagen aan elkaar kan koppelen. Wij slaan hierbij nooit uw IP-adres, browserinformatie of enige persoonsgegevens rechtstreeks op, en gebruiken deze gegevens uitsluitend geaggregeerd, nooit om een individuele bezoeker te volgen of te identificeren. Daarnaast gebruiken wij, eveneens cookievrij, Cloudflare Web Analytics voor algemene sitestatistieken (zoals totaal bezoekersaantal en land van herkomst). Beide vormen van meten dienen uitsluitend om onze dienstverlening en website te verbeteren.
Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens alleen met partijen die ons ondersteunen bij het uitvoeren van onze dienstverlening, en alleen voor zover dat noodzakelijk is: onze databaseleverancier en hostingpartij, en het netwerk van Cloudflare (voor de opslag, beveiliging en het draaiend houden van deze website, en voor cookievrije algemene bezoekstatistieken via Cloudflare Web Analytics), onze e-mailleverancier (voor het versturen van bevestigingen en berichten), (indien van toepassing) onze betaaldienstverlener (voor het verwerken van een betaling), een technische foutmonitoringdienst (om storingen op te sporen en te verhelpen) en de dienst van het Kadaster voor het omzetten van een bezoekadres naar een locatie op de kaart, ten behoeve van routeplanning.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en u kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Neem hiervoor contact op via info@sintwestland.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website.